発想の転換です!仕事の効率化を図るためのコツとは?

ビジネス

どうもゆるつむりです!

本日のテーマは

仕事が思うように進まない…

無駄な残業をしたくない…

そういった悩みをお持ちの方向けに

なります。

本来仕事には、順序があり、

正しいプロセスを踏むことにより

効率的に業務を進めていくことが出来ます。

その方法を今回まとめましたので、

ぜひ参考にしてもらえれば幸いです。

それでは行きましょう!

ToDoリストを作成しよう!

ToDoリスト』一度は聞いたことがあると

思いますが、簡単に言うと

やることリスト」ですね。

仕事量が多くなってきた時や、

マルチタスクの場合などに有効に

なってきます。

まず現状の仕事をリストに書いていき、

ピックアップしていきます。

その際のポイントとして、

①箇条書きで簡潔に書く

②仕事をカテゴリー分類してみる

この2点を意識してみてください。

①の箇条書きで簡潔に書く理由は、

仕事量が多くなってくると、

頭の整理が追い付かず何から

手を付ければいいのか

分からなくなってきます。

そこで、シンプルに考えて、

簡潔に書きアウトプットすることで

頭を整理し、やるべきことが最短ルートで

分かってきます。

これは非常におすすめです!

また、②の仕事をカテゴリー分類してみる

というのは、リストにピックアップする

上で、ある程度分類しておくことで

似たような分野の仕事を集中して

取り組むことが出来ます。

例えば、PCの仕事と書類の仕事、

2つがある場合PCと書類に分類して

おくことで、

先にPC業務を集中的に取り組み、

そのあとに、書類業務に取り組む

ということが出来ます。

効率よく進めるためにも、

分類していきましょう!

業務に優先順位をつけよう!

先ほどのToDoリストを作成したら、

次は優先順位を決めていきましょう!

特に大切な仕事であったり、

締切日などが近いものから優先していくのが

いいかと思います。

優先順位をつけることで、自分が

どう行動すべきかはっきりと

わかってくるので、

スムーズに業務に取り組むことが出来ます。

また優先順位を考える習慣をつけていくと、

仕事の流れに対するシミュレーションが

出来ている状況になるので、

イメージが掴みやすくなると思います。

どんどん順位をつけていきましょう!

すぐに出来ることは速やかに終わらせよう!

仕事の中には、時間がかかるものから、

そうでないものがあります。

注目すべき点は、

時間があまりかからない仕事です。

このような仕事は積極的に

どんどん終わらせていきましょう。

なぜなら、仕事が溜まっていく原因で

多いのが、小さな仕事の積み重ねです。

塵も積もれば山となる」と言いますが、

すぐに取り掛かれる仕事は、

段々と積み重なってくるものです。

早い段階で済ましていきましょう!

時には妥協も必要です!

ここまで業務の効率化について、

話していきましたが、

少し休憩してみましょう。

多くの仕事があるかと思いますが、

実は完璧を求めすぎるが故に

仕事が進まないこともあります

ここまでできれば十分だ」、

よくやった」と自分へのハードルを

下げてあげましょう。

そうすれば案外スムーズにいきますよ

( ´∀` )

今後の先読みをしよう!

仕事が少しづつ片付いてきたら、

あともう少しです!

これからの仕事を先読みしてみよう、

ということです。

仕事が片付いてきた時は、

大きなチャンスであり、先を見通す余裕が

少しずつ生まれてきます。

これからどのような業務があるのか、

何をしなければならないのかを

見通すことで、次に備える準備が出来ます。

そして準備が出来ることで、

次の仕事もスムーズにいくようになります。

仕事に追いかけられるのではなく、

仕事を追いかける

このことが出来れば、

おのずと効率も上がってくると思いますよ!

そして、このような考え方は、

仕事だけでなくプライベートにも活かすこと

が出来るので、より多くの

メリットがありますね!

まとめ!

今回、効率化を図るコツについて

話していきましたが

いかがでしたでしょうか?

仕事はもちろん大事な事であり、

生活の中でも多くを占めます。

ですが、仕事が全てではないとも

思っています。

何が一番大切か、それは

人生をどれだけ楽しめるかだと

思っています。

効率よく取り組んで仕事だけでなく、

プライベートも満喫しましょう!

今回の記事が少しでも役に立てば幸いです!

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